W niektórych przypadkach liczni biznesmeni zrzekają się stosowania własnych czy korporacyjnych pojazdów w ramach prowadzonej aktywności komercyjnej. Niewątpliwie, dysponowanie wozem jest powiązane z generowaniem określonych nakładów oraz pewnymi przymusami. Częstokroć o wiele prostszą alternatywą jest jego dzierżawienie. W niniejszym felietonie opowiemy o tym, w jaki sposób zaksięgować dzierżawiony wehikuł w wydatkach przedsiębiorstwa. Skupimy się na tym, jak prezentuje się kontrakt dzierżawy oraz rozliczenie w KPiR. Ponadto zareferujemy do tego, jakie kapitały trzeba wpłacić w związku z całym procederem. Gorąco zachęcamy do lektury!

W niektórych przypadkach liczni biznesmeni zrzekają się stosowania własnych czy korporacyjnych pojazdów w ramach prowadzonej aktywności komercyjnej. Niewątpliwie, dysponowanie wozem jest powiązane z generowaniem określonych nakładów oraz pewnymi przymusami. Częstokroć o wiele prostszą alternatywą jest jego dzierżawienie. W niniejszym felietonie opowiemy o tym, w jaki sposób zaksięgować dzierżawiony wehikuł w wydatkach przedsiębiorstwa. Skupimy się na tym, jak prezentuje się kontrakt dzierżawy oraz rozliczenie w KPiR. Ponadto zareferujemy do tego, jakie kapitały trzeba wpłacić w związku z całym procederem. Gorąco zachęcamy do lektury!

Wynajem samochodu do firmy – definicja

Wynajem auta można określić jako jego użyczenie, które umożliwia korzystanie z niego przez określony czas, ustalony z wypożyczalnią, w zamian za opłaty miesięczne. W kontekście PIT wartość pojazdu przedstawiana jest w zależności od długości trwania dzierżawy. Przywołując, wyróżnia się dzierżawę:

  • krótkoterminową, gdzie okres umowy wynosi poniżej 6 miesięcy,
  • długoterminową, w której okres umowy trwa 6 miesięcy lub dłużej.

Wynajem samochodu osobowego a koszty, w przedsiębiorstwie może być zrealizowane na podstawie kontraktu najmu. Zgodnie z Kodeksem cywilnym umowa najmu to przekazanie rzeczy do używania przez dzierżawcę od wynajmującego na czas określony bądź nieokreślony, w zamian za co dzierżawca zobowiązuje się uiszczać wynajmującemu uzgodnione świadczenie. Może być ono wyrażone pieniężnie albo w świadczeniach odmiennego gatunku. Wszystkie kluczowe informacje zostaną zawarte w podpisywanym przez obie strony dokumencie.

Rozliczanie auta w KPiR

Wynajem samochodu a koszty uzyskania przychodu, czyli czy wynajem auta jest kosztem uzyskania przychodu? Odpowiadamy brzmi: tak, jest to opcja dość prosta, lecz jednocześnie nieco ograniczona. Warto zaznajomić się z tym, jakie nakłady i w jakiej wielkości mogą stanowić koszt firmowy. Przybliżając, ustawodawca określił w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, że za dzierżawę długoterminową koszty uzyskania przychodu uważa się jedynie te wydatki, które zostały poniesione w celu zdobycia, zabezpieczenia czy też utrzymania źródła przychodu. Reguła ta nie obejmuje jednak kosztów wymienionych w art. 23 ww. ustawy, które niezależnie od tego, czy spełniają definicję kosztu, nie mogą zostać do nich zaliczone. Istotne jest także to, że dany nakład stanowi koszt firmowy, jeśli jest należycie udokumentowany, na przykład w postaci faktury czy rachunku wystawionego na dane przedsiębiorstwa.

Na początku 2019 roku zaczęły obowiązywać nowe przepisy podatkowe dotyczące samochodów osobowych eksploatowanych przez przedsiębiorców. Regulacje te wprowadziły istotne zmiany w zakresie dzierżawy długoterminowej. Od tamtej pory nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki) do celów PIT, natomiast środki poniesione na użytkowanie wynajętego auta rozliczane są na dwa sposoby. W pierwszej sytuacji, gdy dzierżawca korzysta z pojazdu wyłącznie w ramach swojej działalności, może odliczyć 100% podatku VAT oraz 100% kosztów związanych z opłatami eksploatacyjnymi, pod warunkiem spełnienia następujących kryteriów:

  • prowadzona jest ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT,
  • samochód jest zgłoszony za pomocą formularza VAT-26 do Urzędu Skarbowego,
  • opracowany zostaje regulamin użytkowania pojazdu w firmie.

Koszty wynajmu auta i jego eksploatacji

Niezaprzeczalnym faktem jest, że wynajem samochodu nie jest wolne od nakładów. Wręcz przeciwnie, wydatek finansowy ponoszony w związku z jego wypożyczeniem nie jest niewielki. Głównym kosztem jest sama usługa wynajmu, a ściślej mówiąc opłata z nią związana.

Kwoty w tym obszarze są dość znacznie zróżnicowane. Wpływ na to mają kilka kluczowych czynników, takich jak choćby model/klasa, wyposażenie, dodatkowe usługi, rodzaj dzierżawy/okres obowiązywania kontraktu itp. Inne bieżące opłaty, które należy uregulować, dotyczą eksploatacji wozu. Wśród nich można wymienić między innymi zakup paliwa, opłaty za parkowanie czy też autostradę, a także nakłady związane z ewentualnymi naprawami. To wszystko jest niestety kosztowne, lecz w ogólnym rozliczeniu zobowiązania finansowe nie są aż tak bardzo uciążliwe, jak w przypadku stałego utrzymywania pojazdu.